Ouvrir la réservation en ligne pour tes patients

1. 1Réglages → Mon activité → Réservation en ligne. La carte « Ouvrir la réservation en ligne » montre ce qui sera en ligne : tes motifs, préréglés selon ton métier, tous tes horaires du calendrier, de 24 h à 8 semaines à l’avance, et l’adresse de ta page, kadu.fr/rdv/ suivie de ton prénom, ton nom et ta ville.
2. 2Touche « Ouvrir la réservation ». Ta page est en ligne aussitôt ; tout se règle ensuite depuis le même onglet.
3. 3Partage ton lien sur ta fiche Google, ton site ou ta signature, avec « Copier » ou « Partager ». « QR code » ouvre un code à télécharger et une affiche A5 à imprimer pour ta salle d’attente : le nom du cabinet, le QR et l’adresse de la page, sans slogan.

• Si quelque chose manque, la carte le dit, une chose à la fois : tes horaires (Gestion du calendrier), l’adresse de ton cabinet (Documents et impression), la confirmation de ton adresse e-mail, ou un abonnement actif.
• Ta page n’apparaît dans aucun annuaire de Kadu. Elle est proposée aux moteurs de recherche, pour qu’on la trouve en cherchant ton nom : « Visible sur les moteurs de recherche », dans les réglages avancés, la retire, et seules les personnes qui ont ton lien y arrivent alors. Une page ouverte ou modifiée met quelque temps à apparaître dans les résultats.
• Ces réglages appartiennent au titulaire. Un remplaçant les lit ; avec la gestion du planning, il peut seulement mettre la page en pause.

La page s’ouvre sans compte, sur téléphone comme sur ordinateur, au vouvoiement et à l’heure de Paris. Ni bandeau de cookies, ni mesure d’audience : elle ne montre que ton cabinet et tes créneaux.

1. 1Le patient choisit un motif : ta page montre le nom du cabinet, ton nom et ton métier, l’adresse et l’accès, puis une carte par motif proposé.
2. 2Il choisit un jour et une heure. Le premier jour qui a de la place s’ouvre d’office ; les heures sont groupées en matin et après-midi.
3. 3Il saisit ses coordonnées : pour lui, pour son enfant ou pour une autre personne ; nom, prénom, date de naissance, e-mail, mobile facultatif ; s’il est déjà suivi au cabinet ; une précision facultative de 140 caractères, sans détail de santé.
4. 4Il reçoit un code à 6 chiffres par e-mail et le saisit sur la page : son créneau est gardé 15 minutes pendant ce temps.
5. 5Son rendez-vous est confirmé, ou ta page lui dit que sa demande t’est transmise. Il reçoit un e-mail avec son lien « Gérer mon rendez-vous » et peut ajouter le rendez-vous à son agenda.

• Les créneaux sont ceux de ton agenda : tes horaires, hors congés et jours fériés, là où il reste de la place. Un rendez-vous pris en ligne par un nouveau patient compte pour un créneau entier ; un créneau déjà entamé par un patient à 50 % reste proposé à un patient suivi qui tient dans la place restante.
• Un jour sans créneau est grisé, sans dire pourquoi : ni congé, ni nom de patient, ni taux d’occupation ne sont visibles.
• Si le créneau est pris pendant qu’il saisit son code, la page lui propose d’en choisir un autre, sans redemander ses coordonnées ni un nouveau code.
• Ce que le patient saisit ne modifie jamais une fiche : la demande garde ses coordonnées, et tu vois la différence quand tu la rattaches.

• À l’ouverture, tes motifs sont préréglés selon ton métier. Pour un kiné : « Première séance (bilan) » 45 min, « Séance de suivi » 30 min, réservée aux patients déjà suivis, « Visite à domicile » 30 min et « Bilan de prévention » 45 min.
• Touche un motif pour régler son nom, sa durée, son lieu, qui peut le choisir (tout le monde ou les patients déjà suivis), sa confirmation (immédiate ou après ta validation) et des consignes affichées après la réservation.
• Le nom du motif apparaît dans les e-mails du patient : évite les termes médicaux précis.
• Une visite à domicile se valide toujours : tu vérifies l’adresse et ta tournée avant de confirmer.
• L’interrupteur retire un motif de ta page sans le supprimer. Huit motifs au plus ; le dernier motif proposé ne s’éteint pas, ferme plutôt ta page.

• Pour un motif qui la demande, comme « Première séance (bilan) », le patient indique s’il a une ordonnance (« Oui » ou « Pas encore ») et l’apporte à la séance. Ta page ne reçoit aucun document.
• Sa réponse figure sur la demande à valider et dans le détail de la séance.

• « Plages ouvertes » : tous tes horaires, ou certaines plages seulement, une case par plage de ton calendrier. Tes horaires eux-mêmes se règlent dans Gestion du calendrier.
• « Au plus tôt » : le délai minimum entre la réservation et le rendez-vous, de 2 h à 72 h, 24 h par défaut. « Au plus tard » : jusqu’à combien de temps à l’avance, de 2 à 12 semaines, 8 par défaut.
• « Nouveaux patients » : acceptés, après ta validation (par défaut) ou non. Un rendez-vous n’est confirmé aussitôt que si son motif est en confirmation immédiate, pour un patient que Kadu retrouve dans tes fiches avec la même adresse e-mail, ou pour un nouveau patient quand tu les acceptes. Les autres demandes attendent ta validation.
• « Annulation en ligne jusqu’à » : le délai pendant lequel un patient annule depuis son lien, ou déplace un rendez-vous pris sur ta page, 24 h avant par défaut.

Une demande arrive quand un nouveau patient réserve alors que tu les valides, quand un motif demande ta validation, quand Kadu ne retrouve pas la fiche d’un patient qui se dit suivi, ou quand une de tes fiches lui ressemble (même nom, prénom et nom inversés, ou nom très proche avec la même date de naissance) : Kadu ne crée pas de deuxième fiche sans toi. Le créneau lui est gardé jusqu’à ta réponse.

• Dès qu’une demande attend, le panneau « Demandes à valider » s’affiche en haut de ton accueil, au-dessus de « Aujourd’hui », et au-dessus de ton agenda, replié sur téléphone : tu réponds depuis l’un ou l’autre. Tu reçois aussi un e-mail, sans le nom du patient.
• Chaque demande montre le nom saisi, le motif, le jour et l’heure, l’ordonnance s’il y a lieu, la précision du patient, et un repère : nouveau patient, dossier retrouvé, ou dossiers qui lui ressemblent.
• « Accepter » crée la séance sur le dossier retrouvé, ou une fiche neuve s’il n’y en a aucun. « Rattacher… » te laisse choisir le dossier ou en chercher un. Le patient reçoit sa confirmation par e-mail.
• Si l’adresse de la demande n’est pas celle du dossier choisi (ni celle de son responsable légal), Kadu te montre les deux. « Accepter ce rendez-vous seulement » : son lien ne montre que ce rendez-vous. « Accepter, c’est son adresse » : il voit et gère tous les rendez-vous du dossier. Connaître le nom et la date de naissance d’un patient ne suffit donc pas à voir ses rendez-vous.
• « Refuser » libère le créneau. Le patient reçoit un e-mail sans raison, avec le mot que tu écris et le téléphone du cabinet.
• Dans l’agenda, une demande tient son créneau en pointillé ambre, « Demande · M. Dupont » ; la toucher ramène au panneau. Une demande dont l’heure passe sans réponse est close.

• Une séance prise en ligne porte une icône globe. Son détail indique « Réservé en ligne », le motif, la date de la réservation et la précision du patient, qui ne sort jamais de Kadu.
• Si tu modifies ou annules une séance prise en ligne, le patient en est prévenu par e-mail.
• Sur la fiche, panneau « Statut et suivi », la ligne « Réservation en ligne » permet de fermer ta page à un patient : il ne peut plus réserver en ligne, et ta page lui dit de contacter le cabinet, sans raison. « Rouvrir » le remet comme avant. Ce n’est jamais automatique ni une pénalité.

• Quand un motif n’a plus aucun créneau en ligne, ta page propose « Être prévenu(e) si une place se libère » : une adresse e-mail, vérifiée par un code, et le moment de la journée (tous les jours, le matin, l’après-midi). L’inscription dure 30 jours, pour ce motif.
• Sur sa page, un patient qui a pris rendez-vous en ligne peut cocher « Me prévenir si une place se libère plus tôt ». L’e-mail le mène à « Déplacer ».
• Kadu cherche les places libres chaque heure, de 8 h à 20 h, avec les mêmes règles que ta page, et prévient les inscrits par e-mail : au plus un e-mail par jour et cinq en tout par inscription. Plusieurs personnes peuvent recevoir la même place : la première qui réserve l’obtient. Tu n’as rien à faire ni à choisir.
• Dans « Créneaux et règles », « Liste d’attente » est activée par défaut et affiche le nombre d’inscrits, jamais leurs adresses. Désactivée, ta page ne la propose plus et plus aucun e-mail ne part.
• Chaque e-mail permet de se désinscrire. Une personne qui réserve avec la même adresse quitte la liste ; un patient qui a déplacé son rendez-vous n’est plus prévenu pour celui-ci.

• Le jour du rendez-vous, de 3 h avant l’heure à 15 minutes après, la page du patient propose « Je serai en retard » : 5, 10 ou 15 minutes, ou plus. Au-delà de 15 minutes, elle l’invite à t’appeler.
• Tu le vois dans ton agenda, sans e-mail : une pastille « Retard · 10 min » sur la séance, dans la liste du jour, la semaine et l’accueil, et l’heure de l’alerte dans le détail de la séance. L’agenda la relit chaque minute.
• Le patient peut corriger son estimation ; c’est la dernière qui s’affiche.

• « Annuler la séance… » dans l’agenda demande qui annule : « Le patient », quand il t’a prévenu, ou « Moi ». Chaque choix dit dessous ce qu’il note dans la fiche, et la fenêtre dit si le patient sera prévenu par e-mail.
• Une séance passée, sans compte rendu, propose « Le patient n’est pas venu » : elle est notée « Patient absent ». « Le patient est venu » le défait.
• Une annulation par le patient moins que ton délai d’annulation avant la séance (24 h par défaut) est comptée comme tardive. Calculée, jamais saisie : une annulation faite depuis son lien est toujours dans le délai.
• Dans la fiche, « Statut et suivi » affiche « Ponctualité » dès la première absence ou annulation tardive des 12 derniers mois, avec le détail daté.
• Kadu compte sans rien décider : aucun blocage, aucun frais. « Fermer pour ce patient » reste ton choix.
• Quand tu notes que le patient a prévenu, il reçoit la confirmation de son annulation s’il a un lien ; une absence notée après coup ne lui écrit rien.

• « Mettre en pause », avec une date de fin facultative et un message : ta page reste en ligne, dit que la réservation est suspendue et affiche ton téléphone. Elle rouvre d’elle-même après la date.
• « Fermer la réservation », dans les réglages avancés : ta page n’est plus accessible. Dans les deux cas, les rendez-vous déjà pris restent dans ton agenda, avec leurs rappels.
• Si ton abonnement prend fin, ta page indique que la réservation est indisponible, sans dire pourquoi ; les liens de tes patients et leurs rappels continuent.

1. 1Ouvre la fiche du patient, onglet Infos, panneau « Statut et suivi » : la ligne « Lien patient » indique « Aucun lien » ou « Lien actif ».
2. 2Touche « Envoyer le lien ». L’adresse e-mail de la fiche est proposée ; tu peux en saisir une autre pour cet envoi, sans modifier la fiche. Puis « Envoyer ».
3. 3Le patient reçoit un e-mail au nom de ton cabinet, avec un bouton « Gérer mes rendez-vous ». Le lien est personnel et reste valable 90 jours ; « Renvoyer » en envoie un nouveau quand il expire ou si le patient l’a perdu.

• La ligne montre la date d’envoi, le nombre d’ouvertures et la date de fin du lien. « Retirer », puis « Retirer le lien » dans la ligne, coupe l’accès du patient : sa page ne s’ouvre plus, même depuis un rappel reçu avant, jusqu’à ce que tu lui renvoies un lien. Ses rendez-vous ne sont pas annulés.
• Si l’e-mail revient en erreur (adresse inexistante ou fermée), Kadu cesse d’écrire à cette adresse : corrige-la dans la fiche, puis renvoie le lien.
• Pendant un remplacement, ton remplaçant envoie le lien s’il a la gestion du planning ; la ligne indique alors qui l’a envoyé.
• Ton cabinet envoie au plus 50 liens et propositions d’horaires en 24 heures, relances comprises. Les rappels et les confirmations ne comptent pas.
• La ligne « Lien patient » n’apparaît que lorsque ce service est ouvert pour ton métier.

La page s’ouvre sans compte ni mot de passe, sur téléphone comme sur ordinateur, au vouvoiement et à l’heure de Paris. Elle ne contient aucune donnée clinique : ni pathologie, ni bilan, ni note.

• En tête : le nom de ton cabinet, ou le nom affiché que tu choisis, ton nom et ton métier, l’adresse et le téléphone du cabinet.
• Ses prochains rendez-vous : jour, heure, lieu (cabinet ou domicile), durée et, quand une ordonnance fixe le nombre de séances, « séance 4 sur 10 ».
• Pendant un remplacement, le rendez-vous précise « Avec Alex Martin, qui remplace Camille Démo » quand ton remplaçant a la gestion du planning.
• Tes consignes, sous « À savoir » : celles que tu rédiges dans Réglages → Réservation en ligne.
• « Ajouter à mon agenda » sous chaque rendez-vous : un fichier que son téléphone ou son ordinateur ajoute à son calendrier, sans le motif.
• Après une demande prise sur ta page, le même lien montre sa demande tant que tu n’as pas répondu : en attente, non retenue avec ton mot, annulée ou échue. Il peut l’annuler en confirmant sa date de naissance.
• Si tu as accepté sa demande sans reconnaître son adresse, le lien montre ce seul rendez-vous, à l’heure où ton agenda le tient, sans les autres rendez-vous du dossier. Pour l’annuler ou le déplacer, il contacte le cabinet.
• En bas : le rappel de la veille, qu’il garde ou qu’il coupe, et « retirez ce lien » si la page n’est pas arrivée à la bonne personne. Le lien cesse alors de fonctionner ; tu peux en renvoyer un.
• Un lien expiré, retiré ou mal copié ouvre une page qui l’explique et invite à contacter le cabinet, sans rien montrer d’autre.

• Chaque rendez-vous affiche jusqu’à quand il est annulable en ligne : le délai que tu fixes, 24 h avant par défaut. Passé ce délai, la page invite le patient à appeler le cabinet.
• « Annuler ce rendez-vous » demande sa date de naissance quand elle figure dans la fiche, pour vérifier que c’est bien lui, puis une raison facultative : empêchement, « je vais mieux », autre.
• Tu reçois un e-mail « Rendez-vous annulé par un patient » avec la date et l’heure, sans le nom du patient, et un bouton vers ton agenda ce jour-là. Pendant un remplacement, c’est ton remplaçant qui le reçoit s’il a la gestion du planning.
• Dans l’agenda, la séance reste visible, barrée, avec la mention « Annulée par le patient ». « Remettre au planning » la rétablit sans prévenir le patient : appelle-le si tu la rétablis.
• Le patient reçoit la confirmation de son annulation par e-mail.

• Un rendez-vous pris sur ta page, au cabinet, porte un bouton « Déplacer » sur la page du patient. Il voit tes créneaux libres, avec les mêmes règles que pour réserver (plages ouvertes, au plus tôt, au plus tard), jusqu’au délai d’annulation que tu fixes.
• Les séances d’une série que tu as planifiée et les visites à domicile ne se déplacent pas en ligne : le patient les annule dans ton délai ou te contacte.
• Son rendez-vous actuel lui reste jusqu’à la confirmation du nouveau. Si le créneau choisi vient d’être pris, la page lui propose les plus proches.
• L’ancien créneau se libère dans ton agenda. Tu reçois un e-mail « Rendez-vous déplacé par un patient », sans son nom, si « Un e-mail à chaque annulation » est activé ; le patient reçoit la confirmation avec le nouvel horaire.
• Pendant une pause de ta page, le déplacement en ligne est fermé comme la réservation.

• La veille de chaque rendez-vous, vers 18 h, un patient qui a un lien reçoit un e-mail de rappel : date, heure, lieu, tes consignes et le bouton « Gérer mes rendez-vous ». Rien d’autre.
• Le patient peut s’y opposer depuis sa page. Tu peux aussi couper le rappel pour tout le cabinet, dans Réglages → Réservation en ligne.
• En option, « Rappel une semaine avant » : vers 18 h, sept jours avant un rendez-vous pris plus de 8 jours à l’avance. Il rappelle au patient qu’annuler tôt libère la place pour un autre. Désactivé par défaut, il s’active dans les réglages avancés de ta page.
• Quand tu annules, déplaces ou supprimes une séance à venir d’un patient qui a un lien, il en est prévenu par e-mail, avec l’ancien et le nouveau créneau s’il s’agit d’un déplacement. Une série supprimée donne un seul e-mail.
• Rappels et avis de changement partent entre 8 h et 20 h, dans l’heure qui suit ; la confirmation d’une annulation faite par le patient part aussitôt.
• Aucun e-mail ne part pour une séance passée, ni pour un patient qui s’est opposé aux rappels, ni vers une adresse revenue en erreur.

• Réglages → Mon activité → Réservation en ligne. Tant que ta page n’est pas ouverte, le panneau « Lien « Gérer mes rendez-vous » » réunit « Rappel la veille », « Annulation en ligne jusqu’à » (de « jusqu’à l’heure » à 7 jours avant), « Consignes pour le patient » (500 caractères, sans information médicale), « Nom affiché » et « Téléphone affiché ».
• Le nom affiché, les consignes, le nom et les consignes des motifs et le message de pause ne peuvent pas contenir d’adresse web (« exemple.fr ») : ils partent dans des e-mails envoyés au nom de ton cabinet. Une adresse e-mail reste possible.
• Une fois ta page ouverte, le délai d’annulation est dans « Créneaux et règles » ; le rappel de la veille, le rappel une semaine avant, le message, le nom et le téléphone affichés, l’accès au cabinet et l’adresse de ta page sont dans « Réglages avancés », avec les e-mails que tu reçois.
• Les consignes figurent sur la page du patient et dans ses e-mails : tenue, documents à apporter, accès au cabinet.
• Ces réglages sont ceux du titulaire : un remplaçant les lit sans les modifier.

• Avec la gestion du planning, ton remplaçant envoie ou retire le lien d’un patient, reçoit l’e-mail quand un patient annule, et la page du patient le nomme sur les rendez-vous de la période.
• Sans la gestion du planning, il voit l’état du lien sur la fiche, sans action, et c’est toi qui reçois les e-mails.
• Les liens déjà envoyés continuent de fonctionner pendant le remplacement, et les rappels partent comme d’habitude.
• Ta page de réservation reste ouverte pendant un remplacement accepté si ton remplaçant a la gestion du planning : elle le nomme pour les jours concernés, et c’est lui qui reçoit et valide les demandes. Sans ce droit, ces jours-là ne sont pas réservables en ligne.
• Sans le droit de créer des patients, seuls tes patients déjà suivis réservent en ligne pendant la période.
• Un congé « un remplaçant prend le relais » sans remplacement accepté ferme ces jours sur ta page.

1. 1Dans l’agenda, onglet « Disponibilités », choisis le patient : Kadu calcule jusqu’à trois séries dont toutes les séances tiennent, comme pour les planifier toi-même.
2. 2Coche « Proposer au patient » sous une, deux ou trois séries, puis touche « Envoyer les 2 propositions au patient » (ou « Envoyer la proposition au patient »).
3. 3Vérifie l’adresse e-mail (celle de la fiche, ou une autre pour cet envoi seulement), choisis la réponse attendue sous 48 h ou 7 jours, ajoute un mot si tu veux, puis « Envoyer ».
4. 4Le patient reçoit un e-mail avec les horaires et le bouton « Choisir mes horaires ». Sur sa page, il compare les séries, déplie la liste de leurs dates, puis touche « Choisir ces horaires » : les séances s’ajoutent à ton agenda, en une série rattachée à son épisode en cours, et il reçoit ses dates par e-mail.

• En attendant sa réponse, les créneaux de toutes les séries proposées sont tenus : l’agenda les montre hachurés, « Proposé » avec le nom du patient, et ils ne sont proposés à personne d’autre. Ils pèsent le taux d’occupation du patient, comme ses séances.
• Ton mot s’affiche sur la page du patient, jamais dans l’e-mail. Évite les informations médicales : il est lu hors de Kadu, sur l’appareil du patient.
• S’il répond « Aucune ne me convient », les créneaux sont libérés et tu reçois un e-mail. Son mot (« plutôt le matin ») est sur sa fiche : propose-lui d’autres horaires.
• Sur la fiche du patient, « Statut et suivi », la ligne « Horaires proposés » suit la proposition : en attente, choisie, aucune ne convient, sans réponse, retirée. Tant qu’elle attend, ou une fois la date limite passée : « Relancer » repart pour 7 jours avec un nouvel e-mail, « Choisir pour le patient » ajoute la série qu’il t’a donnée au téléphone, « Retirer » libère les créneaux.
• Sans réponse à la date limite, les créneaux sont libérés et tu reçois un e-mail. Une nouvelle proposition au même patient remplace celle qui attend.
• Si un horaire a été pris entre-temps, la page du patient le dit et ne lui propose plus cette série ; Kadu vérifie de nouveau chaque séance au moment du choix.
• Pendant un remplacement, ton remplaçant propose des horaires s’il a la gestion du planning ; c’est lui qui reçoit les e-mails de réponse.

• Ils partent de « Ton cabinet via Kadu », et la réponse du patient arrive sur l’adresse e-mail de ton compte.
• Depuis ta page : le code à 6 chiffres, puis la confirmation du rendez-vous ou l’accusé de sa demande, et ta réponse si tu la refuses. Le nom du motif y figure, puisque le patient l’a choisi ; jamais sa précision.
• Ils ne contiennent que la date, l’heure, le lieu, le nom du cabinet, tes consignes et le bouton vers sa page. Jamais de pathologie, de bilan, de numéro de séance ni d’autre patient.
• Pour des horaires proposés : un e-mail avec chaque série en une phrase (« le lundi et le jeudi à 17:00, du lundi 19 octobre au jeudi 26 novembre (12 séances) ») et la date limite, puis, une fois la série choisie, la liste de ses rendez-vous.
• Chaque e-mail porte son propre lien, haché sur le serveur : Kadu ne conserve pas le lien lui-même. « Retirer » sur la fiche les rend tous inactifs.